Prezydent Dwight D. Eisenhower powiedział: „Większość rzeczy pilnych nie jest ważna, a większość rzeczy ważnych nie jest pilna”. Te słowa są ogromnie ważne w kontekście osiągania celów, a właściwe ich zrozumienie jest kluczem do osiągnięcia sukcesu w kontekście budowania Strategii przyszłości, o której pisałem w poprzednim artykule. Eisenhower zarządzał swoim czasem za pomocą czterech kombinacji, które nazywane są Matrycą Eisenhowera.

Matryca Eisenhowera – 4 kombinacje

Zadania pilne i ważne

Zadania angażujące całą uwagę i wymagające działania, bardzo zależne od czasu, ponieważ ich niewykonanie pociąga za sobą znaczące konsekwencje. To te zadania głównie odpowiadają za poczucie niepanowania nad czasem. To zadania, których termin wykonania się zbliża lub naciskani jesteśmy przez żądania innych osób. W przypadku zadań pilnych i ważnych nie ma wyboru po prostu trzeba się zabrać do pracy i je wykonać.

Zadania pilne i nieważne

Do tych zadań zaliczamy większość telefonów i e-maili, które odbieramy, które nie dotyczą kwestii pilnych ani nawet ważnych dla nas. Media przez, które je dostajemy jednak bardzo pobudzają mózg sprawiając, że stają się one złodziejami naszego czasu. Sprawy pilne i nieważne często są istotnie dla kogoś innego, ale nie dla nas. W takim wypadku warto zastanowić się czy zadanie może wykonać ktoś inny, dla kogo kwestia jest równie istotna, co dla zlecającego.

Zadania niepilne i nieważne

Czynności zastępcze oraz zadania marnotrawiące czas. Najlepsze co możesz zrobić w przypadku takich zajęć, to po prostu je pominąć. Warto tu jednak zwrócić uwagę na fakt, że te zajęcia potrafią być kuszące. Zadania niepilne i nieważne kradną twój cenny czas, dlatego marnuj go tylko wówczas, gdy jesteś świadomy/a, że masz na to czas. Do namierzenia zadań niepilnych u nieważnych możesz użyć rejestru czasu.

Zadania niepilne i ważne

Te zadania dają ci kontrolę nad czasem. Rzeczy, które nie są teraz pilne staną takie później, więc jeśli je załatwisz wcześniej, wyeliminujesz element stresu i dasz sobie czas, żeby wykonać je dobrze. To są zadania, które możesz odłożyć na później i optymalnie rozłożyć w czasie. Zadania niepilne i ważne to inwestycja w cele. Obejmują one planowanie i przygotowywanie, odpoczynek, relaks i budowanie relacji. Nie jesteś pod presją możesz zjeść relaksujący posiłek z rodziną i budować relację, jednocześnie pracując nad zadaniami. Możesz również zadbać o swoje ciało poprzez ćwiczenia, poprawiając zdrowie i stan emocjonalny.

Eisenhower w pierwszej kolejności zajmował się sprawami ważnymi i pilnymi. Jednak jego priorytetem była praca nad rzeczami dla niego ważnymi, ale niepilnymi. Ta strategia budowała sukces, który był celem długoterminowym. Takie podejście buduje strategię przyszłości długoterminowo. Życie nabiera określony kierunek, gwarantuje wzrost i zapobiega kryzysom, które na pewno pojawiłyby się, bez zajmowania się sprawami ważnymi, ale niepilnymi.  Zajmowanie się sprawami ważnymi, ale niepilnymi decyduje o tym, że człowiek trzyma ster swojego życia podczas długiego rejsu jakim jest życie.