Organizując spotkanie grupowe musisz zadbać, aby nie było ono nudne, czasochłonne i bezproduktywne. Uczestnicy spotkania muszą mieć poczucie, że czas, który zainwestowali został dobrze spożytkowany.

Spotkania grupy nie mogą być stratą czasu.

Efektywne spotkanie grupowe składa się z trzech elementów:

1. Przygotowanie
2. Spotkanie właściwe
3. Korzyści płynące ze spotkania

Praca grupowa przebiega o wiele efektywniej jeżeli masz czas na przygotowanie się do spotkania grupowego. Praca grupy może być zaburzana, gdy poszczególni członkowie wykazują niechęć do współpracy z pozostałymi. Taka sytuacja grozi konfliktem. Problem należy rozwiązać, jeżeli nie chce się doprowadzić do dezorganizacji pracy grupy. Należy umiejętnie pracować z oporem w grupie, aby nie pojawiły sytuacje bojkotowania lub sabotowania funkcjonowania grupy.

W pracy grupowej należy pamiętać, że efektywność będzie lepsza w środku tygodnia. W poniedziałek członkowie grupy myślami będą jeszcze przy minionym weekendzie, w piątek przy nadchodzącym. Należy wziąć pod uwagę sytuację rodzinna członków grupy, która być może utrudnia im uczestnictwo w grupie.

Spotkanie grupy jest wtedy efektywne, gdy wcześniej poprzedzone jest starannymi i dokładnymi przygotowaniami. Uczestnicy muszą mieć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się do wystąpień na forum grupy. Członkowie grupy na sali siadają zwykle, wśród tych, z którymi sympatyzują. Warto przełamać ten układ i porozsadzać członków grupy, by przełamać istniejące koalicje i antagonizmy. Uniemożliwienie członkom grupy zajęcia miejsca zgodnie z istniejącymi podziałami w grupie pozwala wyeliminować niektóre zachowania zakłócające pracę grupową.

Spotkanie zaczynamy punktualnie, a jeżeli ktoś się spóźni informujemy taka osobę ile minut się spóźniła, i co właśnie omawiamy. Nie powracamy do początku, nie cofamy się. Nie wolno dopuszczać dfo sytuacji, w której spóźnienie jest powodem do powrotu do tematów już omówionych. Spotkanie kontynuujemy. Jest to jedna z zasad, która należy przyjąć i się jej trzymać.

Inne zasady, które mogą być pomocne przy prowadzeniu spotkań grupowych to:

– przestrzeganie norm grzecznościowych

– powstrzymywanie się od ataków osobistych

– zachowanie dyscypliny czasowej

Sprawa czasu jest niezwykle istotna, wszakże czas nie jest z gumy. Odpowiednie planowanie iż zarządzanie czasem jest więc niezbędne. Należy pilnować aby dyskusje, które się wywiązują miały ścisły związek z tematem, który jest omawiany. Lider powinien pilnować aby uczestnicy nie odbiegali od tematu, przerywać jeżeli jest to konieczne i przypominać nad czym pracujemy.

Sprawny lider to warunek konieczny, aby spotkanie grupy było efektywne. Lider ma za zadanie ułatwiać interakcję między członkami grupy i pilnować,  aby dyskusja była prowadzona w dobrym tonie, nie naruszającym dobrego smaku i grzeczności. Lider kontroluje przebieg procesu grupowego sprawdzając, czy grupa pracuje rozwojowo. Lider pilnuje by wszystkie treści, które pojawiaja się na grupie docierały do wszystkich członków. Lider zachęca do robienia notatek, ułatwia zapamiętywanie tego, co się zadziało na spotkaniu grupowym.

W czasie spotkań grupowych mogą występować kłopotliwe sytuacje:

– spóźnienia

– rozmowy na boku

– uczestnicy reagujący emocjonalnie

– uczestnicy chaotyczni

– uczestnicy negatywistyczni

– martwe punkty

Jak radzić sobie ze spóźnieniami?

Spóźnienie jednego członka grupy, może w najlepszym przypadku zakłócić, a najgorszym zdezorganizować spotkanie grupy. Niepunktualność może być objawem oporu. Na osobę spóźniającą się należy zwracać jak najmniej uwagi. Nie należy również wracać do punktów wcześniej omawianych.

Jak radzić sobie z rozmowami na boku?

Zajmowanie się innymi sprawami niż omawiany temat może być próbą przejęcia władzy w grupie. Rozmowy z boku przeszkadzają pozostałym uczestnikom spotkania i jeżeli nie zostaną w porę zatrzymane coraz bardziej się nasilają. Nauczyciele często borykają się z tym problemem, niektórzy nauczyli się skuteczni z nim radzić. Należy z nich brać przykład. Jeżeli jakaś grupka rozmawia w swoim gronie i nie wykazuje zainteresowania tematem, należy przerwać swoją wypowiedź i wymownie spojrzeć na rozgadanych uczestników. W tym wypadku pracujemy milczeniem dając do zrozumienia, że rozgadane osoby przeszkadzają prowadzącemu i pozostałym uczestnikom. Zazwyczaj takie działanie daje rezultaty. Jeżeli to nie działa to prosimy, aby rozgadane osoby podzieliły się z resztą swoimi przemyśleniami, podzieliły się tym, co zaprząta ich uwagę. Jeżeli i to nie poskutkuje odwołujemy się do zaplecza, gdyż nie możemy pozwolić by reszta traciła przez niezainteresowane osoby.

Jak radzić sobie z uczestnikami reagującymi emocjonalnie?

Z uczestnikami reagującymi emocjonalnie dość trudno sobie poradzić. Takie osoby nie wspierają grupy w podążaniu do wspólnego celu. Mimo, iż przysparzają one dużo kłopotów prowadzącemu i pozostałym nie należy krytykować osób reagujących nadmiernie emocjonalnie. Należy ich wspomagać w uświadamianiu sobie nadmiernej emocjonalności, braku racjonalnego myślenia i zakłócania pracy grupowej. Przywracamy takie osoby na właściwe tory zgodne z tematem spotkania. Nadmierna emocjonalność bardzo często służy manipulacji, prowadzący nie może pozwolić by uczestnicy manipulowali nim albo grupą. Jeżeli istnieje konieczność zajęcia się emocjami, które pojawiły, można zaplanować kolejne spotkanie z tą kwestią.

Jak radzić sobie z uczestnikami chaotycznymi?

Uczestnicy chaotyczni to ci, którzy skaczą po tematach, z jednego na drugi. Uczestnicy chaotyczni skacząc po tematach często nie zachowują logiki i powtarzają te same zagadnienia. Powstrzymać takich uczestników możemy odwołując się do limitów i ram czasowych, które wcześniej sobie ustaliliśmy. Można również poprosić takie osoby, by zapisywały swoje stanowiska i zgłoszenie ich na końcu (jeżeli będzie czas to) na przykład w sesji Q&A.

Jak radzić sobie z uczestnikami negatywistycznymi?

Uczestnicy negatywistycznie z zasady są na NIE. W czasie spotkania chcą zrealizować swoje prywatne interesy, przekonując innych do swoich racji nie zważają na dobro innych i całej grupy. Takie osoby musimy cały czas trzymać na właściwych torach dyskusji poprzez pytanie, w jaki sposób top co mówi wiąże się z tematem spotkania. Jeżeli nie potrafi odpowiedzieć możemy poprosić aby nie wyrażał swojego sprzeciwu. Jeżeli wszystkie sposoby zawiodą należy zaproponować rozmowę w cztery oczy.

Jak radzić sobie z martwym punktem?

Czasami grupa może znaleźć się w martwym punkcie i nie może pójść do przodu z pracą. W takiej sytuacji należy przeanalizować stanowiska uczestników, dokonać podsumowania, zarządzić głosowanie nad sporną kwestią. To powinno pchnąć grupę do przodu.

Zakazy dla osoby prowadzącej grupę

Lider nie powinien dominować nad grupą, przerywać wypowiedzi uczestnikom, chyba, że zakłóca to prace grupy i jest konieczne. Lider nie powinien również faworyzować nikogo z grupy i kierować się osobistymi sympatiami. Lider zawsze powinien być w pełni profesjonalny.

Wskazania dla osoby prowadzącej grupę

Lider powinien nauczyć się pracować z konfliktem. Konflikty z grupie są zawsze i to dobrze, ze one występują. Tam gdzie jest rozwój, konstruktywne, nowatorskie pomysły tam jest progres. Rozwój dokonuje się poprzez rozwojową frustrację.